Ведение предпринимательской деятельности сопряжено с ведением документооборота. Классический, бумажный документооборот постепенно уступает место электронному.
- Электронный документооборот (ЭДО) дает значительную экономию денежных средств за счет снижения закупок бумаги, печатных и копировальных машин, расходных материалов к ним, почтовые и курьерские услуги. Отправка одного комплекта документов из Екатеринбурга в Москву стоит, в среднем 800 рублей. При учете необходимости обратной отправки — 1600 рублей.
- ЭДО быстрее и надежнее бумажного. Все необходимые документы можно иметь у себя в день подписания договора. Критически важные бумаги не потеряются в пути, не пройдут мимо нужной инстанции, государственного ведомства, суда.
- Электронный документооборот позволяет расширить географию работы компании, обеспечивает возможность участия в тендерах в различных регионах страны.
- ЭДО радикально сокращает затраты на ведение архива, потребность в дополнительных помещениях и системах хранения для бумажных документов, а также судебные расходы. В суды можно направлять любые документы в электронном виде, в том числе и письменные доказательства правоты одной из сторон.
Свою роль в популяризации электронного документооборота сыграла пандемия коронавируса и новые экономические условия, в которых российским компаниям теперь предлагается вести бизнес.